Droit du travail
Une déclaration préalable d'embauche impérative

Avant l’arrivée d’un salarié dans une entreprise, une déclaration préalable doit être transmise à l’Administration. 

Une déclaration préalable d'embauche impérative
Avant l’arrivée d’un salarié dans une entreprise, une déclaration préalable doit être transmise à l’Administration. 

Lorsqu’une entreprise embauche un salarié elle doit obligatoirement transmettre à l’Administration une DPAE, Déclaration préalable à l’embauche avant son arrivée dans l’entreprise, 

 La DPAE est une démarche obligatoire auprès de l’Urssaf à effectuer avant toute embauche de salarié en CDD ou CDI. 

La DPAE est à remplir et transmettre au plus tôt dans les huit jours précédant la date d’embauche.

Tout en un

La DPAE rassemble en une seule démarche l’ensemble des formalités Urssaf.  C’est une formalité gratuite.

Obligatoire pour tout employeur (hors particulier employeur), et quel que soit le secteur d’activité, la DPAE permet de réaliser différentes formalités :

- L’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (CPAM).

- En cas de première embauche, elle induit l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale (CPAM) et au régime de l’Assurance chômage. Pour l’Isère, il s’agit de la CPAM de l’Isère, dont le siège est à Grenoble.

Elle sert aussi de déclaration de première embauche dans un établissement.

- L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.

 Les pièces à fournir

La DPAE se remplit en ligne sur le site de l’URSSAF : www.net-entreprises.fr

Voici les informations à préparer pour pouvoir effectuer la démarche :

·                Concernant l’entreprise :

o                 N° de Siret

o                 Code NAF

o                 Nom de l’entreprise ou raison sociale

o                 Adresse

o                 URSSAF dont dépend l’entreprise

o                 Téléphone

·                Concernant le salarié :

o                 Nom de naissance

o                 Nom marital

o                 Prénoms

o                 Sexe

o                 Date de naissance

o                 Lieu de naissance (département et commune)

o                 N° de sécurité sociale

·                Type de contrat (CDD, CDI)

·                Date prévisible de l’embauche

·                Heure prévisible de l’embauche

·                Durée de la période d’essai

La modification d’une DPAE

Le déclarant peut modifier une DPAE, mais uniquement dans un délai de deux jours ouvrables après la confirmation de réception de l’Urssaf.

Dans le cas d’une erreur sur la DPAE, l’entreprise doit prendre directement contact avec l’Ursaaf et demander une rectification.

Les risques encourus en cas d’oubli 

 Si l’entreprise omet de transmettre la DPAE à l’embauche d’un salarié, elle s’expose à des sanctions administratives et pénales en cas de contrôle de l’Urssaf. Elle risque un redressement avec délai d’un mois pour régulariser sa situation, ainsi que d’éventuelles pénalités de retard.

S’il est prouvé que l’omission était intentionnelle, l’employeur, peut être accusé de travail dissimulé. Ceci peut entraîner des sanctions très lourdes (3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende, voire des peines complémentaires comme l’interdiction d’exercer l’activité ou une perte des droits civiques).

Lors d’une embauche, l’employeur doitégalement préparer en parallèle le contrat de travail du salarié. Embaucher un salarié ne s’improvise pas, que ce soit le premier ou non.

« Modifier une DPAE est tout à fait possible. On peut contacter l’URSSAF dans les deux jours ouvrables suivant la déclaration. Mais en pratique, il est généralement plus simple de l’annuler et d’en recommencer une nouvelle. », estiment les experts du Cerfrance Isère. 

Marion Favier, Responsable Paie à Cerfrance Isère